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Converter arquivos é algo comum que existe há algum tempo. A diferença é que os documentos antigos não costumam ser convertidos pelos próprios usuários, mas em centros técnicos específicos. Um exemplo disso era a conversão de fitas para o formato de DVD. Essa necessidade começou a surgir em decorrência da mudança de aparelho para assistir a filmes. Na época, ninguém queria perder momentos importantes, como o casamento e a formatura, que estavam salvos em um arquivo mais antigo.
Atualmente, existem outros motivos para converter um arquivo. A boa notícia é que isso não requer conhecimento técnico, nem custo, na maioria das vezes. Confira a seguir quando é válido fazer essa troca de formato e como é fácil!
Por que converter arquivos on-line para PDF
Existem alguns motivos que costumam levar as pessoas a converter arquivos, especialmente aqueles que estão em formato de editor de texto para PDF. Estes são os principais:
Arquivo aceito
Muitas plataformas exigem que a entrega de documentos seja feita em determinado formato. Nesses casos, nem adianta enviar outro tipo de arquivo, pois ele corre o risco de não ser aberto e até de ser enviado. Às vezes, o próprio sistema só aceita PDF, então, se o usuário anexa um .doc ele não aparece.
A restrição não é à toa. Como alguns formatos são fáceis de serem editados, algumas instituições preferem garantir que o arquivo esteja íntegro. Ou seja, é como se a versão PDF fosse a caneta em escolas e concursos. O que é escrito à tinta é definitivo e o que é escrito com lápis não, por esse motivo, existem essas regras.
Segurança cibernética
Por conta dessa maior dificuldade de corrupção dos arquivos, o PDF é um formato visto como mais seguro do que os que estão no editor original. Além do mais, em versões mais recentes do Adobe Reader, que lê PDF, é possível receber alertas, caso exista algum redirecionador dentro do documento. Ou seja, o destinatário poderá verificar se há algo de malicioso e assim decidir se abre ou não o que recebeu.
Então, em linhas gerais, pode-se dizer que o PDF garante mais segurança cibernética, tanto por não ser tão simples de ser editado quanto por poder ter avisos de ameaças. Isso explica também em partes o porquê é um tipo de documento tão popular em todos os segmentos, como empresas, bancos, escolas, instituições da justiça e muito mais.
Agilidade na comunicação
Outro ponto importante quando se trata de PDF é que ele é um arquivo leve, que chega a corresponder a 10% do arquivo original. Por esse motivo, ele pode ser enviado rapidamente por e-mail, redes sociais ou outro sistema.
Para quem tem projetos em equipe também é uma opção vantajosa, já que permite inserir comentários, mesmo que não altere o conteúdo original. Ou seja, a comunicação é facilitada ao usar esse formato de arquivo.
Como converter arquivos para PDF
Em geral, é fácilfechar um arquivo em PDF. Basta escolher esse formato na hora que clicar em “salvar como”. Porém, o ideal é ter um documento editável, em Word por exemplo, e outro em PDF. Dessa forma, caso seja necessário mudar algo, é só editar o Word e depois salvá-lo novamente.
Para quem já salvou e precisa mudar o formato também não é difícil. O usuário pode clicar com o botão direito e depois em “converter”. No entanto, essa opção só funciona se ele tiver o Adobe instalado. Se estiver sem o programa ou a licença exigida não será possível.
Felizmente, existem várias ferramentas que permitem converter de Word para PDF de maneira fácil. Uma das mais conhecidas é a SmallPDF, onde o usuário só precisa adicionar o arquivo que quer alterar e seguir os passos. Não é necessário se cadastrar ou pagar qualquer taxa para realizar a ação. A conversão é feita de forma rápida, prática, segura e sem custo.
Como se percebe, a conversão para PDF é bastante útil e, muitas vezes, obrigatória para o envio de documentos. Enquanto antigamente as pessoas trocavam o formato dos arquivos para conservá-los por mais tempo, agora, isso é feito por conta de segurança e praticidade na comunicação. Vale notar, porém, que converter algo, especialmente um arquivo de editor, para PDF é bastante simples e pode ser feito na internet e sem qualquer custo.